Van Excel-chaos naar één centraal platform
K. Lyra-Lierse is een ambitieuze voetbalclub uit Lier met een uitgesproken familiaal en maatschappelijk karakter. De club draait op vrijwilligers en supporters, met een coöperatief model waarin die supporters echt een stem hebben. Net die betrokkenheid zorgde ook voor een stevige administratieve uitdaging.
Van frustratie en versnippering naar structuur
Naast sportieve ambities is er bij Lyra-Lierse veel aandacht voor communitywerking, jeugdontwikkeling en participatie. Maar met al die initiatieven en vrijwilligers kwam ook een grote organisatorische uitdaging. De administratie zat verspreid over losse Excelbestanden, mailboxen en tools, en de druk daarvan kwam op de schouders van een handvol mensen.
De uitdagingen vóór Clubwise
Sponsordata in Excel
Eén Excelbestand werd gedeeld tussen vrijwilligers, maar er circuleerden verschillende versies. Dat leidde tot foute sponsorinfo, dubbele opvolging en gemiste facturatie.
Versnipperde facturatie
Facturen zaten verspreid over mailboxen en tools. Betalingen opvolgen was manueel en tijdrovend, met een hoog risico op fouten.
Ticketverkoop aan de kassa
Supporters kochten hun ticket enkel fysiek aan. Dat zorgde voor lange wachtrijen en frustratie bij thuiswedstrijden, en er was geen online voorverkoop.
Geen centraal overzicht
Data over leden, sponsors, events en facturen zat verspreid. Beslissen op basis van cijfers was zo goed als onmogelijk, en er was geen zicht op wie aanwezig was.
De oplossing met Clubwise
Gecentraliseerd sponsor-CRM
Alle sponsordossiers, contracten en tegenprestaties in één systeem. Iedereen werkt met dezelfde, correcte data, met gestructureerde opvolging en communicatie.
Geautomatiseerde facturatie
Facturen worden opgemaakt vanuit het systeem en betaalstatussen zijn altijd zichtbaar. Minder fouten, minder werk en meer grip op de financiën. De cijfers gaan bovendien automatisch naar het boekhoudpakket.
Digitale ticketing en scanning
Supporters kopen online, ontvangen een QR-code en checken in via de scanner-app. De wachtrijen aan de kassa behoren tot het verleden, ook voor events en matchdiners.
Rollen, toegang en dashboards
Elke vrijwilliger ziet enkel wat relevant is voor zijn rol. Bestuursleden hebben real-time dashboards met verkoop, aanwezigheid en sponsorengagement. Ook oudere vrijwilligers gaan er vlot mee aan de slag.
Het kantelpunt. Eén oudere vrijwilliger beheerde de administratie rond de matchdiners volledig manueel. Een onhoudbare situatie, en een risico als die ene persoon zou wegvallen. Vandaag loopt dat via Clubwise, en kan het hele team meewerken zonder dat er kennis verloren gaat.
"Clubwise is gegroeid van een sponsoring-tool naar een volwaardige oplossing voor onze hele club. Alles zit nu op één plek, zonder de rompslomp van vroeger."
"Vroeger gaven we onderling vaak Excel-bestanden of documenten door, maar op welke harde schijf stonden die dan? Nu zit alles gecentraliseerd in een systeem. We besparen tijd en kunnen ons extra focussen op voetbal, onze core business."
"IT'er bevrijdt sportclubs van administratieve chaos"
Reportage over Clubwise en K. Lyra-Lierse — made-in.be, februari 2026. Bovenstaand citaat komt uit dit artikel.
Toen puntje bij paaltje kwam: 1.200 uitfans geticket op één weekend
Voor de bekerwedstrijd tegen Standard de Liège moesten de uitfans van Lyra-Lierse tickets kunnen kopen voor het uitvak. Geen aparte tool, geen extra setup: het bestaande Clubwise-platform van de club deed het werk. Online ticketshop met capaciteitslimiet en persoonsgebonden tickets, betaling via Mollie, en QR-scanning aan de ingang.
"De ticketverkoop voor de Croky Cup-wedstrijd tegen K. Lyra-Lierse verliep perfect via Clubwise. Geen wachtrijen, geen problemen. Gewoon vlot en professioneel."
Ook klaar om je clubwerking te vereenvoudigen?
Vraag een gratis demo aan en ontdek hoe Clubwise jouw club kan helpen groeien, zonder de administratieve rompslomp.
Vraag je gratis demo →