Privacybeleid Clubwise

Publicatiedatum: 10 juni 2026

1. Waarom dit privacybeleid?

Crypton hecht grote waarde aan de bescherming van uw privacy en persoonsgegevens. Crypton gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de Privacywet. Iedere verwijzing in dit Privacybeleid naar "Privacywetgeving" verwijst naar de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens ("AVG"), de Belgische Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en andere toepasselijke nationale wetgeving ter aanvulling of uitvoering van de AVG.

Met dit Privacybeleid wil Crypton u in heldere en duidelijke taal uitleggen wie Crypton is en waarvoor u bij Crypton terecht kan, welke persoonsgegevens Crypton van u verzamelt, voor welke doeleinden Crypton deze persoonsgegevens verwerkt, op welke rechtsgrond zij deze verwerking baseert, aan wie uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven, hoe lang Crypton uw persoonsgegevens bewaart, hoe Crypton uw persoonsgegevens beschermt en welke rechten u heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

Van tijd tot tijd kan het nodig zijn om dit Privacybeleid te wijzigen. Wanneer we veranderingen aan het beleid publiceren, veranderen we de publicatiedatum bovenaan het beleid. De meest recente versie van dit Privacybeleid is te allen tijde beschikbaar op onze website.

2. Wie is Crypton?

Crypton biedt een platform https://{clubnaam}.clubwise.be (hierna: het "Platform") en de applicatie https://{clubnaam}.clubapp.be (hierna: de "App") aan, samen met bijhorende diensten (hierna: de "Diensten"), aan sportclubs (hierna: de "Klant").

In het kader van haar activiteit verzamelt, gebruikt, bewaart, deelt of verwerkt Crypton anderszins persoonsgegevens.

3. Wanneer is dit Privacybeleid van toepassing?

Dit Privacybeleid is van toepassing op de situaties waarin Crypton persoonsgegevens verwerkt in hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke. Crypton treedt onder meer op als verwerkingsverantwoordelijke:

• Wanneer zij persoonsgegevens verwerkt van betrokkenen die in naam en voor rekening van de Klant toegang krijgen tot de Diensten (zoals medewerkers van de Klant)
• Wanneer zij rechtstreeks bij betrokkenen persoonsgegevens verzamelt om een Dienst te verlenen aan de Klant (zoals bij het identificeren of authentiseren van gebruikers van de App)
• Wanneer een betrokkene contact opneemt met Crypton (bijvoorbeeld om een vraag te stellen over haar diensten)
• Wanneer (de onderneming van) een betrokkene een overeenkomst sluit met Crypton (bijvoorbeeld een leveranciersovereenkomst)
• Wanneer een betrokkene de website van Crypton bezoekt
• Wanneer een betrokkene solliciteert bij Crypton.

4. Welke persoonsgegevens verwerkt Crypton?

Crypton verbindt zich ertoe enkel de gegevens te verwerken die relevant zijn voor de doeleinden waarvoor zij ze nodig heeft, zoals uiteengezet onder artikel 5 van dit Privacybeleid. Telkens wanneer persoonsgegevens verplicht in te vullen zijn, en andere slechts optioneel, zal dit duidelijk worden aangegeven bij de verzameling van de persoonsgegevens, zodat u vrij kiest welke persoonsgegevens u desgevallend meedeelt.

Volgende categorieën van persoonsgegevens kunnen verwerkt worden door Crypton:

Wanneer uw onderneming Klant is van Crypton of u anderszins voor een Klant toegang krijgt tot het Platform, de App of de Diensten:

• Identificatiegegevens
• Financiële bijzonderheden
• Persoonlijke kenmerken
• Vrijetijdsbesteding en interesses
• Consumptiegewoonten
• Woningkenmerken
• Gegevens omtrent opleiding en vorming
• Gegevens omtrent beroep en betrekking
• Beeldopnamen
• Geluidsopnamen

Wanneer u als eindgebruiker van de Klant gebruik maakt van de App (bijvoorbeeld als clublid of supporter):

• Identificatie- en contactgegevens zoals naam en e-mailadres
• Betaalgegevens zoals bankkaartnummer en rekeningnummer.

Wanneer u contact opneemt met Crypton:

• Identificatie- en contactgegevens zoals naam, aanspreektitel, e-mailadres, telefoon- of gsm-nummer.

Wanneer u (een contactpersoon van) een contractspartij bent van Crypton, zoals een leverancier:

• Identificatie- en contactgegevens zoals naam, aanspreektitel, e-mailadres, telefoon- of gsm-nummer.

Wanneer u de website van Crypton bezoekt:

• Elektronische identificatiegegevens: informatie die via cookies verzameld wordt (lees onze Cookieverklaring).

Wanneer u solliciteert bij Crypton:

• Identificatie- en contactgegevens zoals naam, aanspreektitel, e-mailadres, telefoon- of gsm-nummer, adres
• Persoonlijke kenmerken zoals leeftijd, geslacht, geboorteplaats, geboortedatum
• Gegevens over opleiding en vorming zoals academisch curriculum, professionele ervaring, beroepsbekwaamheid, curriculum vitae
• Huidig beroep en loopbaan
• Een afbeelding.

U verschaft steeds zelf de persoonsgegevens aan Crypton en kan op die manier een zekere controle uitoefenen. Indien bepaalde gegevens onvolledig of ogenschijnlijk incorrect zijn, behoudt Crypton zich het recht voor bepaalde verwachte handelingen tijdelijk of permanent uit te stellen.

5. Voor welke doeleinden worden uw persoonsgegevens gebruikt en op welke rechtsgrond baseert Crypton zich hiervoor?

Crypton kan voormelde persoonsgegevens gebruiken voor de volgende doeleinden:

• Voor het leveren van Diensten aan haar Klanten
• Voor haar klanten- en leveranciersbeheer
• Voor het beheer van (facturatie-)geschillen en claims
• Voor het beheer en de optimalisatie van haar website
• Om verzoeken en vragen op te volgen en u de gevraagde informatie toe te sturen
• Om potentiële klanten of prospecten te contacteren en public relations
• Met het oog op aanwerving.

Voor uw volledige informatie, kan u hieronder de voor deze verwerkingen relevante rechtmatigheidsgronden terugvinden:

• Voor de verwerking van persoonsgegevens met het oog op het aanleggen van een aanwervingsreserve en voor direct marketing baseert Crypton zich op uw toestemming.
• De verwerking van persoonsgegevens voor het beheer van leveranciers die natuurlijke personen zijn, baseert Crypton op de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst die zij met de betrokkene heeft gesloten. Indien u aan Crypton geen of verkeerde persoonsgegevens verstrekt, kan Crypton niet garanderen dat er een overeenkomst met u zal worden afgesloten of dat de overeenkomst op een juiste wijze wordt uitgevoerd.
• De verwerking van persoonsgegevens voor het beheer van haar Klanten en leveranciers die rechtspersonen zijn, het beheer van geschillen en claims, het beheer van haar website, het behandelen van vragen, het contacteren van potentiële klanten of prospecten en de uitvoering van Diensten aan haar Klanten baseert Crypton op de noodzaak voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen van haar of haar Klanten (met name het belang om de overeenkomst afgesloten met de Klant of leverancier op een correcte wijze uit te voeren, haar rechten te vrijwaren, de goede werking van haar website en om haar business te promoten in het algemeen, zowel online als offline). Alvorens Crypton persoonsgegevens verwerkt op deze rechtsgrond, heeft Crypton een belangenafweging uitgevoerd en vastgesteld dat de bescherming van uw persoonsgegevens en uw andere fundamentele rechten en vrijheden niet dermate worden geschonden dat zij de betrokken gerechtvaardigde belangen opheffen. Hierbij houdt Crypton rekening met de aard van het belang, het dwingend karakter ervan, de gevolgen van de verwerking voor u, de hoeveelheid en aard van de verzamelde persoonsgegevens, de verwerking die Crypton uitvoert en uw redelijke verwachtingen.
• De bewaring van boekhoudkundige gegevens en de uitvoering van eventuele rechterlijke bevelen gebeurt op grond van een wettelijke verplichting.

6. Met wie deelt Crypton uw persoonsgegevens?

Crypton kan uw persoonsgegevens doorgeven aan volgende partijen:

• Dienstverleners die als "verwerkers" voor Crypton optreden, zoals externe IT-dienstverleners
• Professionele adviseurs zoals externe advocatenkantoren of boekhouders
• Overheidsinstanties, enkel indien hiertoe een wettelijke verplichting bestaat.

Opgelet: deze lijst is niet exhaustief. Er kunnen andere gevallen zijn waarbij Crypton andere partijen moet informeren om haar diensten zo effectief mogelijk te kunnen leveren. Crypton acht dit noodzakelijk in overeenstemming met haar wederzijdse belangen.

Bij doorgiften aan derde partijen zorgt Crypton er steeds voor dat zij passende beschermingsmaatregelen neemt. Crypton werkt samen met dienstverleners die namens haar bepaalde persoonsgegevens verwerken. Dit geschiedt uitsluitend in overeenstemming met de toepasselijke Privacywetgeving. In het bijzonder heeft Crypton met haar dienstverleners – voor zover wettelijk vereist – overeenkomsten gesloten inzake doorgifte of een verwerkersovereenkomst, die voldoen aan de vereisten van artikel 28 van de AVG, en geeft zij instructies aan de dienstverleners over hoe zij met de persoonsgegevens moeten omgaan. Door zorgvuldige selectie en regelmatige controle zorgt Crypton ervoor dat haar dienstverleners alle organisatorische en technische maatregelen nemen die nodig zijn om uw persoonsgegevens te beschermen.

Uw persoonsgegevens worden niet uitgeleend of verkocht aan derde partijen voor marketingdoeleinden zonder uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming.

Uw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte.

7. Crypton gebruikt ook cookies

Tijdens een bezoek aan het Platform, de App of de website van Crypton kunnen "cookies" op uw harde schijf geplaatst worden om het Platform, de App en de website beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker. Niet-functionele cookies helpen ons om uw bezoek aan het Platform, de App of de website te optimaliseren en om technische keuzes bij te houden.

Voor een verder begrip van de wijze waarop Crypton cookies gebruikt om uw persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken, verwijst Crypton u graag door naar haar Cookieverklaring.

Voor een optimale gebruikerservaring is het aan te raden dat u cookies ingeschakeld hebt. Hoe u cookies kan uitschakelen, staat eveneens te lezen in de Cookieverklaring.

8. Hoe lang bewaart Crypton uw persoonsgegevens?

Crypton houdt uw persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verzameld en verwerkt (zoals hierboven beschreven).

• Persoonsgegevens opgenomen in boekhoud-, financiële of andere officiële documenten zullen worden bijgehouden zo lang als deze documenten wettelijk moeten worden bijgehouden; voor boekhoudkundige stukken is dit minstens 10 jaar
• Persoonsgegevens vereist voor de uitvoering en opvolging van een contractuele relatie zullen worden bijgehouden gedurende de gehele duurtijd van die relatie en 10 jaar na de beëindiging ervan
• Persoonsgegevens verzameld in het kader van de verlening van de Diensten aan de Klant via de App, zullen verwijderd worden zodra u zich gedurende een ononderbroken periode van 2 jaar geen toegang meer verschaft heeft tot de App
• Persoonsgegevens verzameld in het kader van klantenwerving zullen worden bijgehouden tot 2 jaar na verzameling of het laatste contact vanuit de potentiële klant, indien deze geen klant is geworden
• Persoonsgegevens verzameld in het kader van een sollicitatieprocedure zullen, mits toestemming van de betrokkene, worden bijgehouden tot 2 jaar na verzameling om een wervingsreserve aan te leggen
• Wat de persoonsgegevens betreft van bezoekers van de website, verwijst Crypton naar de Cookieverklaring.

Enkel wanneer Crypton daartoe wettelijk verplicht is, of indien het nodig is om haar belangen in rechte te verdedigen (bijvoorbeeld in geval van een geschil), zal Crypton uw persoonsgegevens voor een langere periode bewaren. Meer informatie over de bewaartermijnen is beschikbaar op eenvoudig verzoek.

9. Hoe beschermt Crypton uw persoonsgegevens?

Crypton neemt passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op de specifieke risico's die ze heeft geïdentificeerd. Crypton beschermt uw persoonsgegevens op die manier zo goed als mogelijk tegen de vernietiging, het verlies, de wijziging, of de ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.

Indien Crypton samenwerkt met een derde partij, zijn hiervoor de nodige contractuele afspraken gemaakt om uw persoonsgegevens op een veilige manier te verwerken. Meer informatie over onze beveiligingsmaatregelen is beschikbaar op eenvoudig verzoek.

10. Wat zijn uw rechten?

De uitoefening van onderstaande rechten is in beginsel gratis. Enkel bij onredelijke of herhaaldelijke verzoeken kan Crypton hiervoor een redelijke administratieve kost aanrekenen.

Crypton tracht steeds zo snel mogelijk te antwoorden op uw verzoeken of vragen. Het is mogelijk dat Crypton u eerst om een identiteitsbewijs vraagt om uw identiteit te controleren.

Voor verdere informatie en advies over onderstaande rechten verwijst Crypton u naar de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

U kan onderstaande rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar info@crypton.be.

Recht op inzage

Bij bewijs van uw identiteit beschikt u over een recht om van Crypton uitsluitsel te krijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens. Wanneer Crypton uw gegevens verwerkt, heeft u bovendien het recht om inzage te verkrijgen in de verzamelde persoonsgegevens en om informatie te krijgen over hoe en waarom Crypton uw persoonsgegevens verwerkt. U kan tevens een kopie ontvangen van de persoonsgegevens.

Recht op verbetering

Onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens kunnen steeds verbeterd worden. Het is aan u om in de eerste plaats zelf onnauwkeurigheden en onvolledigheden aan te passen. U kan uw recht op verbetering uitoefenen door een aanvullende verklaring te verstrekken aan Crypton.

Recht op verwijdering (recht om vergeten te worden)

U heeft bovendien het recht om zonder onredelijke vertraging uw persoonsgegevens door Crypton te laten wissen. U kan slechts beroep doen op dit recht om vergeten te worden in de hiernavolgende gevallen:

• Wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij oorspronkelijk werden verzameld
• Wanneer de persoonsgegevens verzameld werden op basis van verkregen toestemming en geen andere rechtsgrond bestaat voor de verwerking
• Wanneer bezwaar wordt gemaakt tegen de verwerking en geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking bestaan
• Wanneer de persoonsgegevens onrechtmatig werden verwerkt
• Wanneer de persoonsgegevens gewist moeten worden overeenkomstig een wettelijke verplichting
• Wanneer de persoonsgegevens worden verwerkt op grond van de toestemming gegeven door een minderjarige.

Crypton beoordeelt de aanwezigheid van een van de voornoemde gevallen.

Recht op beperking van uw persoonsgegevens

U heeft het recht om een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen:

• Gedurende de periode die Crypton nodig heeft om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren, nadat u de juistheid ervan heeft betwist
• Wanneer de gegevensverwerking onrechtmatig is en u verzoekt tot een beperking van de verwerking in plaats van het wissen van de persoonsgegevens
• Wanneer Crypton de persoonsgegevens van u niet meer nodig heeft voor de verwerkingsdoeleinden en u de persoonsgegevens nodig heeft inzake een rechtsvordering
• Gedurende de periode die Crypton nodig heeft om de aanwezigheid van de gronden voor het wissen van persoonsgegevens te beoordelen.

Recht op bezwaar

U heeft bovendien te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Crypton staakt hierna de verwerking van uw persoonsgegevens, tenzij Crypton dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens kan aanvoeren die zwaarder wegen dan uw recht op bezwaar.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

U heeft het recht om de aan Crypton verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. Daarnaast heeft u het recht om deze persoonsgegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke wanneer de verwerking van de persoonsgegevens uitsluitend rust op uw verkregen toestemming.

Recht op het intrekken van uw toestemming

U heeft te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet.

Recht om een klacht in te dienen

Behalve voormelde rechten heeft u ook steeds het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens door ons. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). U kan de GBA bereiken via contact@apd-gba.be of per post op volgend adres: