Sponsors, artiesten en leveranciers professioneel beheerd
Lier Centraal is een vrijwilligersorganisatie die elke zomer vier gratis donderdagavonden organiseert in het hart van Lier. Achter dat gratis festival zit een serieuze backoffice: tientallen sponsordeals, artiestencontracten en leveranciers. Die beheren ze volledig via Clubwise.
Een gratis festival met een professionele backoffice
Het publiek ziet vier zorgeloze zomeravonden. Wat het niet ziet, is de administratie erachter: afspraken met tientallen sponsors, contracten met artiesten en talloze leveranciers. Vroeger zat dat verspreid over mails, mappen en de hoofden van vrijwilligers. Vandaag loopt alles door één systeem.
De uitdagingen
Deals verspreid over mails en mappen
Afspraken met sponsors, artiesten en leveranciers zaten in losse e-mails, PDF'jes en hoofden van vrijwilligers. Niemand had het volledige overzicht.
Facturen die bleven liggen
Sponsorfacturen werden laat opgemaakt en betalingen werden manueel opgevolgd. Geld dat afgesproken was, kwam soms pas maanden later binnen.
Inkomende facturen zonder structuur
Facturen van leveranciers kwamen binnen via e-mail en papier. De financiële afsluiting na het seizoen was tijdrovend en foutgevoelig.
De oplossing
Eén dossier per sponsor, artiest en leverancier
Elke deal zit in Clubwise: contract, afspraken, tegenprestaties en taken. Het hele team ziet dezelfde stand van zaken.
Sponsordeals gefactureerd en opgevolgd
De facturatie-afspraken per sponsordeal staan vast in het dossier. Facturen worden opgemaakt vanuit de deal en de betalingsopvolging toont meteen wat nog openstaat.
PEPPOL voor verzenden én ontvangen
Sponsorfacturen vertrekken via het PEPPOL-netwerk en facturen van leveranciers komen er automatisch via binnen, meteen koppelbaar aan de juiste deal. Geen mailboxen meer uitpluizen.
VIP-ticketing met scanning aan de ingang
De openbare toegang is gratis. Voor de VIP-zones verkoopt Lier Centraal tickets via Clubwise en scant het de bezoekers vlot aan de ingang met de scanner-app.
"Met Clubwise hebben we onze volledige backoffice gedigitaliseerd. Van artiestencontracten tot sponsorfacturen: onze vrijwilligers kunnen zich nu focussen op de sfeer, niet op de administratie."
Ook je backoffice op één plek?
Vraag een gratis demo aan en ontdek hoe Clubwise je sponsors, artiesten en leveranciers samenbrengt.
Vraag je gratis demo →