Betalingsherinneringen voor openstaande facturen
Een factuur die na de vervaldag nog openstaat, krijgt vanzelf een herinnering per mail. Je stelt tot drie herinneringen in, elk met een eigen moment en een eigen tekst. Omdat Clubwise ook de betalingen kent, via Mollie, Codabox of een manuele betaling, volg je facturen, betalingen en herinneringen op in één systeem.
Herinneringen instellen
- Ga naar Instellingen, Financieel, tab Email.
- Kies in het blok Mailtemplates het template voor herinnering 1, 2 en 3. Die gelden voor de automatische herinneringen en voor Herinneringen sturen. Kies je niets, dan gebruikt Clubwise het standaardtemplate van die herinnering.
- Wil je ze automatisch laten vertrekken? Zet dan in het blok Betalingsherinneringen de schakelaar Automatische herinnering aan en vul per herinnering het aantal dagen na de vervaldag in. Een negatief getal stuurt de herinnering vóór de vervaldag. Een herinnering zonder aantal dagen vertrekt niet automatisch.
- Bewaar. De automatische herinneringen vertrekken elke dag vanaf 9 uur.
Een voorbeeld: herinnering 1 na 7 dagen, herinnering 2 na 21 dagen en herinnering 3 na 35 dagen. Wie na de eerste herinnering betaalt, krijgt de volgende niet meer.
De herinneringen vertrekken met dezelfde afzender en dezelfde cc en bcc als je facturatiemails. Die stel je in op dezelfde pagina bij de e-mailinstellingen.
Automatische herinneringen gelden vanaf het moment dat je ze aanzet. Een factuur waarvan de termijn daarvoor al verstreken was, krijgt niet alsnog een reeks herinneringen, zodat niemand er plots meerdere tegelijk ontvangt. Die facturen herinner je zelf met Herinneringen sturen, zie hieronder.
Zelf herinneringen sturen voor meerdere facturen
Met Herinneringen sturen stuur je in één keer een herinnering voor alle vervallen facturen die je kiest. Dat werkt ook als de automatische herinneringen uit staan.
Je opent de lijst op twee manieren.
1. Via Home
Op Home, bij Aandacht nodig: klik op het oog naast Vervallen facturen. Het getal is het aantal facturen in de lijst.
2. Via Financieel, Inkomsten
Klik rechtsboven op de knop met de drie puntjes en kies Herinneringen sturen. Die keuze zie je als je facturen mag aanmaken.
De lijst
- Je ziet alle vervallen facturen die nog (deels) openstaan, met de klant, het e-mailadres, de vervaldag, het aantal dagen te laat, het openstaande bedrag en de laatste herinnering.
- De kolom Krijgt nu toont welke herinnering vertrekt: de volgende na de laatste die verstuurd is. Een factuur zonder herinnering krijgt herinnering 1, na herinnering 3 vertrekt herinnering 3 opnieuw.
- Kan een factuur geen herinnering krijgen, dan staat de reden in het rood en kan je ze niet aanvinken. Bijvoorbeeld geen e-mailadres, een contact op Geen factuurherinneringen, of vandaag al een herinnering verstuurd.
- Vink de facturen aan die een herinnering moeten krijgen en klik op Herinneringen versturen. De herinneringen vertrekken op de achtergrond, een voor een. Je kan dus meteen verder werken.
- Vernieuw de pagina om de voortgang te volgen. Zolang een factuur wacht, staat er Wordt verstuurd. Daarna staat de herinnering bij Laatste herinnering. Je verstuurt maximaal 200 herinneringen per keer.
De automatische herinneringen tellen daarna verder. Kreeg een factuur zelf herinnering 1, dan stuurt Clubwise later automatisch herinnering 2 op het moment dat je in Financieel instelde.
De tekst aanpassen
De tekst van elke herinnering staat in een mailtemplate: factuurherinnering 1, 2 en 3. Je past ze aan bij Instellingen, E-mails, per taal en met tags voor de gegevens van de factuur. Een persoon krijgt de herinnering in zijn eigen taal als je club een template in die taal heeft. Een bedrijf krijgt de standaardtaal van je club. Zie E-mails: je mailtemplates aanpassen.
Welke facturen krijgen een herinnering?
- Facturen met de status onbetaald of deels betaald, met een factuurnummer, een bedrag en een vervaldag. Creditnota's en betaalde facturen nooit.
- Per factuur hooguit één herinnering per dag, en nooit een eerdere herinnering na een latere.
- Bij een bedrijf gaat de mail naar het e-mailadres voor facturatie, anders naar het algemene e-mailadres. Bij een persoon naar zijn e-mailadres. Zonder e-mailadres vertrekt er niets: vul het aan op het contact.
Een contact dat nooit een herinnering mag krijgen, bijvoorbeeld een partner met een vaste betaalafspraak, zet je op Geen factuurherinneringen. Je vindt die schakelaar op de fiche van het bedrijf of de persoon.
Het mailverkeer van een factuur nakijken
Per factuur zie je welke mails vertrokken zijn, en of ze aangekomen zijn.
- Open de factuur bij Financieel, Inkomsten.
- De tab Historiek toont de tijdlijn: aangemaakt, elke verstuurde mail (de factuur zelf en elke herinnering), elke betaling en het versturen naar Peppol.
Factuurdetail met rechts de tijdlijn: aangemaakt, verstuurd, betaald of naar Peppol verstuurd. - De tab Mails toont elke mail met het onderwerp, de ontvanger en het tijdstip. Aan het onderwerp zie je welke herinnering naar welk adres ging.
- Klik op het klokicoon naast een mail voor de bezorgstatus.
De bezorgstatus van een mail, per ontvanger.
| Status | Wat betekent het? |
|---|---|
| Verwerkt | Clubwise heeft de mail aan de mailserver gegeven. Nog niet afgeleverd. |
| Afgeleverd | De mail is aangekomen bij de mailserver van de ontvanger. |
| Geopend | De ontvanger heeft de mail geopend. Dat is een indicatie: niet elk mailprogramma meldt het. |
| Geklikt | De ontvanger heeft op een link in de mail geklikt. |
| Bounce | De mail kon niet afgeleverd worden, bijvoorbeeld door een fout of oud e-mailadres. Pas het e-mailadres aan op het contact. |
| Afgewezen | De mailserver van de ontvanger weigerde de mail. |
| Spam | De ontvanger heeft de mail als spam gemarkeerd. |
Alle mails naar één klant, over al zijn facturen heen, vind je in de tab Mails van het contact. Zie Verzonden mails en mailgeschiedenis bekijken.
Komt er na een herinnering een betaling binnen, dan staat de factuur op betaald en stoppen de herinneringen vanzelf. Met Codabox gebeurt dat elke dag automatisch.
Was dit een antwoord op je vraag?