Klant in de kijker: K. Lyra-Lierse
Van frustratie en versnippering naar structuur en efficiëntie
⚽ De club
K. Lyra-Lierse is een ambitieuze voetbalclub uit Lier, ontstaan uit de rijke voetbaltradities van de regio Lier. Wat de club uniek maakt, is haar uitgesproken maatschappelijke en familiale karakter. Lyra-Lierse draait op de kracht van haar vrijwilligers, supporters en een sterk gevoel van samenhorigheid.
Naast sportieve prestaties is er veel aandacht voor communitywerking, jeugdontwikkeling en participatie. Supporters hebben een echte stem in het beleid, via een coöperatief model. Kortom: dit is geen doorsnee club, maar een modern voorbeeld van hoe voetbal en maatschappelijke betrokkenheid hand in hand gaan.
Maar met al die betrokkenheid, initiatieven en vrijwilligerswerk, kwam ook een grote organisatorische uitdaging.
❗ De uitdagingen vóór Clubwise
Sponsordata in Excel
Eén Excelbestand werd gedeeld tussen vrijwilligers, maar er circuleerden vaak verschillende versies. Dat leidde tot foute sponsorinfo, dubbele opvolging of zelfs gemiste facturatie.
Versnipperde facturatie
Facturen zaten verspreid over mailboxen en tools. Betalingen opvolgen was manueel en tijdrovend, met een hoog risico op fouten.
Ticketverkoop aan de kassa
Supporters kochten hun ticket enkel fysiek aan. Dat zorgde voor lange wachtrijen en frustraties bij thuiswedstrijden.
Geen online voorverkoop
Geen mogelijkheid voor fans om online hun ticket te kopen of zelf te kiezen waar ze willen zitten.
Decentralisatie van informatie
Door het gebrek aan centrale tools, duidelijke processen en inzicht in data, steeg de druk op vrijwilligers en de foutenlast.
Vrijwilligers overbelast
Veel taken lagen bij een beperkt aantal mensen. Eén oudere vrijwilliger beheerde de administratie rond matchdiners volledig manueel — een onhoudbare situatie.
Geen zicht op aanwezigheid
Er was geen helder overzicht van wie aanwezig was bij wedstrijden of events.
De oplossing: Één centraal platform dat alles samenbrengt
Om komaf te maken met de versnippering en frustraties in de administratie, koos K. Lyra-Lierse voor het all-in-one platform van Clubwise. In plaats van te werken met losse Excelbestanden, manuele checklists en afzonderlijke tools, werd één digitale omgeving geïmplementeerd die volledig inspeelt op de noden van een moderne voetbalclub die steunt op vrijwilligers.
Door de overstap naar Clubwise heeft Lyra-Lierse de stap gezet naar een professionele, future-proof clubwerking zonder haar warme, menselijke karakter te verliezen.
🔗 Gecentraliseerd sponsorbeheer
Alle sponsorinformatie wordt nu beheerd in één centrale module. Geen rondgestuurde Excelbestanden meer — iedereen werkt met dezelfde, correcte data. Dankzij de CRM-functionaliteit zijn opvolging, facturatie en communicatie volledig gestructureerd en transparant.
💸 Slimme en geautomatiseerde facturatie
Facturen worden automatisch gegenereerd en verstuurd vanuit het systeem. Betalingsstatussen zijn altijd zichtbaar, en openstaande bedragen worden eenvoudig opgevolgd. Dit zorgt voor minder fouten, minder werk en meer grip op de financiële situatie.
🎟️ Digitale ticketing en scanning
worden tickets gescand via QR-code, waardoor de wachtrijen aan de kassa tot het verleden behoren. Ook voor evenementen en matchdiners is de ticketflow volledig geautomatiseerd.
🧾 Koppeling met boekhoudsoftware
De financiële data uit Clubwise worden automatisch doorgestuurd naar het boekhoudpakket van de club. Zo worden dubbele input en manuele fouten vermeden, en is de boekhouding altijd up-to-date.
👥 Toegangsbeheer
Aangepaste toegang tot bepaalde modules en info voor medewerkers, dit aan de hand van hun rol binnen de club en welke info ze hiervoor nodig hebben.
📊 Inzichten & rapportering
Bestuursleden en verantwoordelijken hebben toegang tot duidelijke dashboards. Ze zien in real-time wie tickets kocht, wie aanwezig was, hoe de verkoop loopt en welke sponsors hun engagement hebben verlengd. Dat maakt strategische beslissingen beter onderbouwd.
☑️ Eenvoudige interface, lage drempel
Clubwise is ontwikkeld met vrijwilligers in gedachten. Alles is gebruiksvriendelijk, logisch opgebouwd en afgestemd op de werking van sportclubs. Ook oudere vrijwilligers kunnen er vlot mee aan de slag.
De klant aan het woord
“Clubwise laat ons toe om als club écht te focussen op onze missie en onze community. Geen gedoe meer met losse tools — alles zit netjes geïntegreerd in één systeem. Dat is goud waard voor een club als de onze.”
— Verantwoordelijke Communicatie, K. Lyra-Lierse
Gebruikte modules
Sponsordeals
Eventbeheer
Facturatie
Ticketing
Club App
CRM-systeem
⏳ PEPPOL (nog te activeren)
Ook klaar om je clubwerking te vereenvoudigen?
Ontdek hoe Clubwise jouw sportclub kan helpen groeien.